Les e-mails commerciaux sont souvent utilisés par les entreprises pour se faire connaître et faire connaître leurs services, ainsi que pour fidéliser ou relancer leurs clients.
Cette pratique est encadrée par la loi, notamment par le RGPD afin de respecter les données et volontés des prospects et clients. Voici 5 règles principales que vous devez suivre pour prospecter tout en respectant la loi :
- Obtenir un consentement clair
Dans un premier temps, vous devez obtenir l’accord explicite de la personne avant de lui envoyer un e-mail commercial. Elle doit cocher elle-même une case, qui ne doit jamais être pré cochée, pour donner son accord.
Le fait d’accepter les conditions générales de vente ne signifie pas qu’elle accepte de recevoir des messages commerciaux. Cette autorisation doit être donnée séparément.
Par exemple : sur un formulaire de contact, ajoutez une case non pré cochée permettant à l’internaute d’accepter de recevoir vos e-mails commerciaux avec écrit « [ ] Je souhaite recevoir des informations et offres commerciales par e-mail. »
- Respecter les exceptions encadrées
Vous pouvez envoyer un e-mail sans consentement si la personne est déjà cliente et que l’offre est similaire, ou si vous contactez un professionnel via une adresse générique (comme contact@…) avec un message en lien avec son activité.
Dans tous les cas, il faut informer la personne et lui permettre de s’opposer à la réception des messages.
- Jouer la carte de la transparence à chaque envoi de mail
Chaque courriel doit mentionner clairement votre identité, l’objet commercial du message, et offrir une solution de désabonnement simple et gratuite (lien visible en bas du message ou en haut de page, par exemple).
- Soigner la collecte des adresses
Si vous collectez des adresses via un site ou un formulaire, vous devez prévenir les utilisateurs que leur e-mail pourra servir à de la prospection, et leur demander leur accord. Par exemple, si vous proposez un devis en ligne, précisez que l’adresse pourra être utilisée pour leur envoyer des offres — avec une case à cocher dédiée.
L’achat de fichiers d’e-mails est parfois proposé aux entreprises. En pratique, il est difficile de s’assurer que les contacts ont donné un vrai consentement. Mieux vaut éviter : vous restez responsable en cas d’irrégularité, même si vous ne les avez pas collectés vous-même.
- Respecter les droits liés aux données personnelles
L’utilisation d’e-mails implique de respecter le RGPD : les personnes doivent pouvoir accéder à leurs données, les modifier ou les supprimer. Par exemple, gardez une trace du consentement obtenu et protégez vos fichiers pour éviter toute fuite ou usage non autorisé.
Respecter ces règles vous permettra d’éviter les sanctions… mais aussi bâtir une relation de confiance avec vos prospects.
